Hoe bereid je technisch een goede presentatie voor?

woensdag 21 maart 2018 door Michel Aandewiel

Sinds 2010 ben ik actief in de evenementen wereld en heb vele mooie presentaties technisch mogen verzorgen voor diverse klanten en bedrijven. Soms loop je tegen dezelfde uitdagingen aan of worden er onderwerpen vergeten.

Deze lijst met tips m.b.t . de technische voorbereiding en uitvoering van een middelgrote presentatie wil ik daarom graag met je delen:

Draaiboek: Wij technici houden van draaiboeken. Een tijd, een korte tekst, een naam met foto, een wishlist en wij gaan stralen.

Lever svp minimaal 24 uur vooraf een draaiboek aan de techniek van het evenement in met een tijdlijn, namen van de presentatoren (liefst met foto’s), welke techniek de presentators gaan gebruiken. Bv: headset, handmicrofoon, pointer, laptop, catchbox, katheder-microfoon. Vergeet niet in te plannen: de tijden technische doorloop vooraf met de presentator. Zo is er rustig de tijd om alles door te nemen, labelen en te testen. 

- Is er een tekening (op schaal) van het evenement en de locatie met: podium, stoelen, schermen, katheder, regiehoek, etc. Meten is weten! Wij maken graag met u in overleg vooraf het event een tekening, kleine moeite.

-  Wordt er een laptop bij de huisleverancier techniek uitgevraagd dan is het aan te bevelen de presentaties 24 uur vooraf aan te leveren middels USB stick of we transfer zodat deze getest kan worden of alles werkt en de lettertypen matchen. Wordt er een presentatie op usb 5 minuten voor aanvang show aangeleverd dan is er geen tijd om te testen.

- Last minute aanpassingen in de (hoofd) presentatie 1 minuut voor aanvang zijn niet altijd bevorderend voor de spanning op en rond het podium. Ja echt, dit heb ik meer dan 1x meegemaakt. Maak duidelijke afspraken tot wanneer er last minute wijzigingen gedaan kunnen worden. 

Locatie techniek /regie: deze zit bij voorkeur achter in de zaal. Zo kan de technicus het overzicht in de zaal houden; de schermen zien, het geluid horen, genoeg licht op het podium. Wordt de techniek naast het podium geplaatst voorin de zaal, dan kan de technicus niet goed overzicht houden in de zaal. 

VB: Is er met een van de presentators geen doorloop vooraf mogelijk (ingevlogen) dan kan deze zich achter in de zaal bij de “techniek” laten zenderen en nog doorspreken en evt. uitleg krijgen. Dit geeft meer rust als dit achter in de zaal gebeurt dan naast het podium vooraan in de zaal. 

Is er meer dan 1 (ppt) presentatie? Dan heeft het de voorkeur om deze presentaties in 1 Powerpoint (ppt) bestand te plaatsen (ombouwen) na elkaar in volgorde. Uiteraard vooraf en werkend getest. Ook de video. Dit op 1 laptop. Love it! Of 2 latops en een switcher welke vooraf zijn getest.

Wordt er met meerdere laptops gewerkt tijdens de presentatie op het podium? dDn moet er vooraf worden besproken hoe de wisseling van ppt/video/laptops gaat: door middel van een switcher? Dan dient deze switcher vooraf uitgevraagd te worden. Heeft de laptop een HDMI aansluiting? Zijn de juiste Apple verlopen aanwezig? Geluid in de presentatie? Accepteert de switcher het laptop signaal direct? Vaak wordt het onderschat en gedacht dat er last last minute even een laptop  aangesloten / verwisseld kan worden. In live situaties met een volle zaal geeft het geen professionele indruk als een laptop niet in keer op de schermen verschijnt...

- Geluid in de presentatie, zittten er geluidsfragmenten in de presentatie of video? is dit getest? Ook het volume?

Headsets opdoen, of wel “zenderen”, wanneer? Bij voorkeur minimaal 15 minuten vooraf aanvang. Zo kan alles goed worden getest. Denk ook aan: En blijft alles goed zitten? Moet de beugel van de headset toch iets losser? Laat het kapsel een headset toe? Beltpack plaatsen? Kan dit aan de riem, broek, jasje? Extra tape? Kan ik nog naar het toilet? Hoe aan/uit te zetten? Batterij check? Toch maar wel een handmicrofoon? Telefoon aan/ uit? (Een telefoon die aanstaat en in dezelfde zak zit als de beltpack kan storingen veroorzaken). 

- Wordt er een verzoek gedaan om de gasten hun telefoon op stil te zetten? 

Microfoon gebruiken; het lijkt voor de hand liggend maar ik wil het nogmaals benadrukken; in een microfoon spreken doe je in een microfoon. Niet ernaast, niet erboven, niet de microfoon bij je buik, niet van links naar rechts en niet fluisterend. Gewoon in de microfoon.

En zit een headset microfoon om wat voor reden dan ook niet meer bij de mond van de spreker dan is de headset niet meer optimaal hoorbaar. Bespreek daarom vooraf met de sprekers en organisator door wat wel en niet kan en spreek ook af wie hier actie op gaat nemen als iemand om die reden slecht verstaanbaar is. Denk aan dat er bv een een seintje wordt gegeven. Zo'n simpele actie kan iemands verstaanbaarheid en presentatie redden.

- Geluid, hoe staan de luidsprekers opgesteld? Kan een presentator te dicht bij een van de luidsprekers komen met een microfoon en feedback veroorzaken? Is dit bekend bij de presentatoren?

- Regie: Als er een aparte technische regie  aanwezig is in de zaal en er dient met een draaiboek gewerkt te worden zit er dan een regisseur van de organisatie bij de techniek of werkt de techniek met het draaiboek volgens de “go with de flow” methode? Of blijft de regisseur van de organisatie bij het podium. Hoe wordt er dan gecommuniceerd met de “techniek”. Hoe worden de last minute veranderingen doorgevoerd in het draaiboek? 

Muziek; wie verzorgt er een muziekje tijdens de inloop of de pauze? 

Pointer; de standaard muisklikker van Logitech heeft een bereik van een meter of 10/15 naar de laptop. Er zitten 3 knoppen op: slide vooruit, slide achteruit en naar de beginslide. Test dit en leg deze 3 functies uit aan de presentator (!) Moet er een grotere afstand worden overbrugd dan kan dat alleen met een pro kliksysteem. 

Elke presentatie is weer anders en zoveel mensen zoveel wensen. Ga je ergens van uit en verwacht je dat dit standaard is check dit  vooraf.

 

Technische Checklist:

Podium:

- hoogte en formaat

- trap

- tapijt

- backdrop

- katheder

Licht:

-  Is er genoeg licht op het podium. Ook op het tijdstip van de presentatie?

-  Kan de ruimte worden verduisterd (in het geval van een beamer)?

Presentatie:

-   Wie bedient wat, is 1 tecnicus afdoende? Hoeveel technici ?(geluid, video, licht, regie, camera)

-   Draaiboek aanwezig?

-   Tekening locatie met techniek, podium en stoelen, tafels ingetekend?

-   Presentaties op usb, per we transfer, of op eigen laptop (met standaard hdmi aansluiting)?

-    Is er een USB stick aanwezig om bestanden over te zetten?

-   Verlichting podium / uitlichten presentator afdoende?

-   Bediening licht zaal, waar zit die lichtknop ook alweer?

-   Laptop? hoeveel? aansluiting? zijn er meer dan 2 laptops dan een switcher erbij

-   Is er software gewenst? Keynote, Powerpoint, VLC, Mediaplayer, etc etc etc 

-   Wifi code

-   Pointer

-   Switcher

-   Beamer

-   Verduistering

-   LCD schermen & Zichtlijnen

-   Regie, locatie?

-   Afkijkscherm presentator

-   Monitor geluid podium

-   Microfoons: headset, zaalmicrofoon, katheder microfoon, etc

-   Webstream, camera’s

-   Sfeermuziek,  wat en wanneer?

-   Mac verlopen nodig en welke?

-   Aftelklok

-   is er een (werkende en aangesloten) back up mic aanwezig?

 

Heb je een vraag, een opmerking of benieuwd hoe ik je kan helpen met een presentatie?  dan kun je contact met mij opnemen via de mail: michel@musicandproductions.nl of 0619414020

 

 

 

 

 


Over de auteur

Michel Aandewiel is eigenaar en oprichter van "Music and Productions" (2010). Dagelijks is hij nog actief op diverse events en installatie werkzaamheden. AV, muziek en food zijn zijn grote passies.

Terug naar het nieuwsoverzicht